تطوير استخدام الحاسب الآلي في الأجهزة الحكومية

[عبدالقادر محمد الدوسري3/4]

أهمية تطوير استخدام الحاسب الآلي في الأجهزة الحكومية


أولا : أهمية تطور استخدام الحاسبات
ثورة إدارية سادت العالم بعد استخدام الحاسب الآلي ، العديد من العمليات التي كانت تتطلب أياما ، أصبحت تنجز في دقائق ، العديد من القرارات الإدارية والتنظيمية أصبحت تتسم بالدقة والموضوعية بعد استنادها على قواعد المعلومات والبيانات التي يتيحها الحاسب الآلي . شبكات الحاسب الآلي INTRANET” “انتشرت لتربط بين مختلف فروع الجهاز الواحد أو المؤسسة الواحدة أو الوزارة الواحدة بعد أن كانت الاتصالات الإدارية والقرارات التنفيذية تتطلب التعميمات الكتابية التي ترسل بالبريد أو بالوسائل التقليدية الأخرى . وأخيرا انتشر ما يسمى با"لإنترنت " "INTERNET" حيث يتم الاتصال بين أي جهاز حاسب آلي وغيره من الأجهزة الأخرى في العالم عن طريق خط تليفون أو عن طريق الأقمار الصناعية . والنتيجة ثورة اتصالات وثورة معلومات وطفرة في الإنتاج والإنتاجية ينعم بها العالم من خلال استخدام أجهزة الحاسب الآلي . هل استفادت وحدات الجهاز الإداري المصري من هذا الاختراع ؟ لا شك أن بعض وحدات الجهاز الإداري قد سارعت باستخدام الحاسب الآلي وانعكس ذلك على إنتاجية عامليها وراحة مراجعيها. ولكن البعض الآخر لازال متمسكا بالأضابير والملفات والسجلات كأن بينه وبين التطوير عداوة ، أو أن التكنولوجيا الحديثة رجس من عمل الشيطان . ولنأخذ مثالا لهذه المؤسسات : مكاتب التأمينات الاجتماعية ، ومكاتب التوثيق التابعة لوزارة العدل ، وإدارات رخص سير السيارات ورخص القيادة التابعة لإدارات المرور . فبينما مكاتب التوثيق وإدارات الرخص لا تستخدم الحاسب الآلي رغم أهميته القصوى في إنجاز أعمالها وراحة مراجعيها ، يتم استخدام الحاسب الآلي في مكاتب التأمينات كوسيلة تعويق للعمل لا إنجازه . فالغالبية العظمى من مراجعي كل من مكاتب التوثيق وإدارات الرخص تتكرر زياراتهم لإنجاز نفس المهام أو الأعمال التي يمكن ـ لو تم تخزينها في الحاسب الآلي ـ أن توفر جهدا مضنيا يبذله الموظف ويتكرر بذله لنفس المراجع كل مرة ، وهذا الإجراء أيضا يوفر المال والجهد والوقت للمواطن . كما أن الأعطال اليومية التي تصيب أجهزة الحاسب الآلي في مكاتب التأمينات تجعل الموظف عاجزا تماما عن إتمام الأعمال الموكلة إليه . وتوفر شبكة الحاسب الآلي في التأمينات الاجتماعية لم تمنع موظفي فروع الهيئة من تكليف المواطن بتجهيز ملف يحوي كامل الأوراق بصرف النظر عما سبق إرفاقه من نفس المستندات . يجب أن يحتل هذا الموضوع درجة عالية من اهتمام القيادات على اختلاف مستوياتها . فالتوفير الذي يحدثه استخدام الحاسب الآلي بكفاءة يقدر بملايين بل بلايين الجنيهات . وقد يتطلب ذلك تغيير بعض القيادات التنفيذية المعوقة لاستخدام الحاسب الآلي أو التي تتخذه كديكور شأنه شأن الصور والخرائط وفازات الورود .الدورات التدريبية المتتالية مطلوبة لإعداد كوادر تشغيل الحاسبات وتحديث معلوماتها لملاحقة التطور السريع في الأجهزة " Hard ware " أو في البرامج " Soft ware " ، توحيد النماذج وتبسيط الإجراءات وفحص الدورات المستندية من المهام الرئيسية الواجب إنجازها .
ثانيا : خطوات يجب اتخاذها
مصر ذاخرة بالكفاءات التي يمكن أن توكل إليها هذه المهام ، والنفقات التي تصرف في هذا الاتجاه سرعان ما تعود على الاقتصاد القومي أضعافا مضاعفة ، وقد يكون من المفيد تكليف المكاتب الاستشارية المنتشرة في أنحاء الجمهورية ببعض هذه المهام ، فلا شك أنها توظف أكفأ المتخصصين ، فإيكال هذا العمل إلى أحد الأجهزة الحكومية قد لا يؤتي ثماره المرجوة في الوقت المناسب لأسباب عديدة ، قد نتطرق إليها فيما بعد . الانتقال إلى وحدات الجهاز المراد تطويره والمعايشة اليومية لموظفيه ودراسة الأوراق والمستندات المستخدمة ، وتلمس مشاكل المواطنين المتعاملين مع هذا الجهاز من المهام الرئيسية المطلوب ممارستها قبل التخطيط للتطوير والتدريب وتصميم النماذج ورسم الدورات المستندية وتحديد أنواع أجهزة الحاسب التي بتم التوصية بتدبيرها واستخدامها لإنجاز المهام الموكلة للوحدة بدقة وكفاءة وبأقل تكلفة وجهد . استخدام الحاسب الآلي في أعمال الإدارة العامة للمرور يوفر ملايين الساعات الإنتاجية سواء لموظفي وحدات المرور أو المواطنين . وإتاحة هذه البيانات لاطلاع المختصين في فروع إدارات المرور على مستوى الجمهورية عن طريق إدخال كلمة سر " Pass ward " تسمح بالاطلاع ونسخ صورتها حسب طلبه دون تغيير بياناتها التي تكون فقط من سلطات الفرع الذي أصدر الترخيص . وفي هذه الحالة لا يطالب المواطن بأي إجراء سوى تسليم الرخصة السارية المفعول واستلامه رخصة جديدة في نفس اليوم من وحدة المرور التابع لها عنوانه الجديد بعد تأكد الموظف من البيانات المخزنة في الحاسب الآلي عن طريق الفرع المصدر لها . كما أن الكثافة المرورية ستقل بالتأكيد إذ أن المواطن سيراجع فرع إدارة المرور خلال يوم واحد بدلا من عدة أيام كما هو الحال الآن . وأيضا لو تم تخزين بيانات رخص سير السيارات وغيرها من المركبات ،وإتاحة هذه البيانات لإطلاع المختصين في فروع إدارات المرور على مستوى الجمهورية عن طريق إدخال كلمة سر " Pass ward" تسمح بالاطلاع ونسخ بياناتها حسب طلبه دون تغيير المعلومات التي تكون فقط من سلطات الفرع الذي أصدر الترخيص، لو تم ذلك لوفر على الدولة ملايين الساعات التي يستنفذها موظفو إدارات المرور في استخراج الملفات وفحصها وإعداد شهادات بيانات تختلف محتوياتها باختلاف الجهات الموجهة إليها ، مثل فروع إدارات المرور ، أو الشهر العقاري ، أو مؤسسة التأمينات .. الخ كما يوفر هذا الإجراء ملايين الساعات التي يقضيها المواطنون في فروع إدارات المرور ويؤدي هذا الإجراء أيضا إلى تقليل الكثافة المرورية بسبب إنجاز هذه المهمة في فرع واحد من فروع إدارات المرور . ونظرا لارتباط بعض أقسام الشهر العقاري والتأمينات الاجتماعية بالمرور ، حبذا لو تم إتاحة المعلومات الخاصة بشبكة معلومات رخص السير ورخص القيادة للمختصين بهذه الأقسام . وهذا الإجراء ييسر للمواطن الحصول على ما يفيد انتقال الملكية وتوثيقه في نفس اليوم . من الأهمية بمكان تبسيط إجراءات استخراج شهادات تأمين السيارات واختصارها ، وإعفاء المواطن من تقديم صور المستندات السابق تسليمها . مثل صورة البطاقة العائلية وصورة رخصة السير ، وصورة رخصة القيادة ، وصورة طلب التجديد من ثلاث صور ..الخ ، وكذلك لا داعي للملف .
ثالثا : أوجه القصور
هل يعقل أن يستغرق انتقال ملف رخصة قيادة سيارة بين وحدتي مرور بالقاهرة الكبرى ستة أشهر؟ ، شكا أحد المواطنين من أنه لازال يراجع وحدة المرور منذ ما يقرب من عشرة أشهر ولم يصل ملف رخصة قيادته بعد . لماذا يكلف المواطن بتوصيل خطاب استدعاء الملف مما يتطلب ضياع يوم عمل لاستلام الخطاب وآخر لتسليمه . لماذا يكلف المواطن بإحضار شهادة بيانات لرخصة سارية مسجل بها كل البيانات ومختومة بخاتم المرور مما يؤدي إلى فقدان يومي عمل يقضيهما بين فرعين من فروع الإدارة العامة للمرور . ألا يتسبب هذا إلى زيادة الكثافة المرورية دون داع. فكثيرا ما نسمع عبارة " ضياع الملف " في فروع وحدات المرور المختلفة . ما الذي يلزم وحدات المرور ومكاتب التوثيق ببدء عملها التاسعة صباحا ؟ ألا يكون من الأجدى بدء عملها السابعة صباحا خاصة وأن موظفي الخزينة ينهون أعمالهم الثانية عشر ظهرا . ما من يوم يمر على وحدة تأمينات امبابة سواء الاجتماعية أو السيارات دون مشاجرات وأصوات عالية بسبب التعقيدات التي يلمسها كل المتعاملين مع موظفي هذه الأقسام ، لا بد من وقفة تعيد الأمور إلى نصابها : رابعا: وصف لنماذج واقعية يمكن أن تلقي الضوء على معاناة المواطنين بسبب تعاملهم مع وحدات الخدمات الحكومية : يتسم هذا الجزء من الدراسة بالتفصيل لا لعجز عن اختصاره ولكن ليوضح مدى المعاناة اليومية التي يتكبدها المواطن لإنهاء طلبات الأجهزة الحكومية منه حتى يتمكن من الحياة دون ملاحقتها له " وينفذ بجلده " ، وبالإضافة إلى هذا السبب يمثل هذا الجزء المادة الخصبة التي على ضوئها يتمكن المسئول من اتخاذ قرار تبسيط الإجراءات وإدخال ما يناسب الجهة من أجهزة متطورة . كما يمثل محاولة لرسم نموذج لما يجب اتباعه من خطوات يتبعها الباحث للتسجيل الواقعي والمخلص لأداء الموظف والمردود على المواطن والمشاكل التي يعانيها والذي لا يمكن تلمسه بالعمل المكتبي " مع العلم أن هذا الوضع يتكرر بصورة أو بأخرى عند التعامل مع معظم الأجهزة الحكومية ، وإنشاء الله نتناول بالتفصيل تجاربنا معها .